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Imposta gli spazi aziendali e attiva i moduli Consegne e Visitatori

Scopri le impostazioni disponibili per creare e personalizzare gli spazi dei tuoi edifici e usare i servizi che Nibol offre

Lucia Biscarini
Scritto da Lucia BiscariniUltimo aggiornamento 5 giorni fa

Una volta creato il primo edificio comparirà nelle impostazioni del tuo profilo amministratore una sezione dedicata al set up dell'edificio stesso.

Qui potrai:

  1. Modificare i dettagli dell'edificio

  2. Creare gli spazi (con piantina e/o a capienza) e popolarli con le entità che preferisci

  3. Modificare le entità prenotabili (scrivanie, parcheggi, sale riunioni) e crearne di personalizzate (es. mensa, armadietti)

  4. Attivare il modulo Consegne

  5. Attivare il modulo Visitatori


1) Dettagli

Ti permette di:

  • Modificare il nome e l'indirizzo dell'edificio creato

  • Modificare i giorni e gli orari di apertura dell'edificio

  • Inserire giorni di chiusura particolari e importare le festività nazionali

  • Aggiungere il wifi > questa informazione sarà visibile solo ai visitatori esterni

2) Spazi

In questa sezione puoi creare spazi con piantina o spazi a capienza e completare la loro configurazione inserendo le entità necessarie. Accedi a questa sezione per ogni modifica che devi fare ai tuoi spazi (come ad esempio aggiungere o cancellare uno spazio, modificare le entità mappate sulla piantina, assegnare delle entità a uno o più utenti).

Guarda il video per scoprire quello che puoi fare:

Assegna una scrivania o un parcheggio:

Se vuoi assegnare una postazione o un parcheggio ad un dipendente specifico o a un gruppo di dipendenti, dentro la piantina ti basta cliccare sull'entità creata e inserire il nome della persona o del gruppo a cui vuoi assegnare l'entità in corrispondenza di “Postazione assegnata a” (ti comparirà la lista delle mail dei tuoi dipendenti tra cui scegliere) > Salva.

Fatto!

N.b.: Per l’assegnazione delle postazioni assicurati di aver inserito i membri dipendenti nella lista utenti, ecco come si fa).

Scopri qui che cosa succede se un membro ha una doppia assegnazione (esclusiva e non esclusiva).

3) Entità prenotabili

Qui puoi gestire le impostazioni delle entità scrivania, parcheggio e sala riunioni. Nello specifico clicca su bottone di Modifica per:

  • Attivare il check-in sulle prenotazioni, decidere se l'entità prenotata tornerà disponibile in caso di mancato check-in, impostare una distanza dall'ufficio entro cui poter effettuare il check-in

  • Non mostrare agli utenti le prenotazioni degli altri colleghi (questa impostazione è spenta di default) > vai sulla tab Altro

  • Solo per le sale, scaricare l'app Nibol room per tablet e abbinare le sale meeting (scopri in questa raccolta come fare)

Inoltre puoi creare delle entità personalizzate dal bottone Aggiungi entità e mapparle nella piantina dello spazio corrispondente.

4) Consegne

Scegli se attivare questo modulo per gestire tutti i pacchi inviati in ufficio e avvisare i destinatari quando il loro pacco è arrivato.

Puoi abilitare questa funzione per ogni edificio della tua azienda, assegnando un responsabile che avrà la facoltà di scannerizzare i pacchi in entrata e avvisare i destinatari.

Vedi qui quello che può fare il Responsabile Consegne.

5) Visitatori

Consenti ai dipendenti di invitare e ricevere facilmente visitatori in ufficio e decidi se poter assegnare loro una scrivania o un parcheggio.

Puoi anche scegliere di condividere con loro le informazioni sul wifi aziendale, aggiungendo le informazioni in Dettagli > Aggiungere il Wifi.

Una volta invitati, i tuoi visitatori riceveranno automaticamente le informazioni qui selezionate.

Vedi qui come invitare un visitatore esterno nel proprio ufficio.

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