Imposta gli spazi aziendali e attiva i moduli dedicati alla reception

Una volta creato il primo edificio comparirà nelle impostazioni del tuo profilo amministratore una sezione dedicata al set up dell'edificio stesso.

Qui potrai:

1. Modificare i dettagli dell'edificio

2. Creare gli spazi (con piantina e/o a capienza) e popolarli con le entità che preferisci

3. Modificare le entità prenotabili (scrivanie, parcheggi, sale riunioni) e crearne di personalizzate (es. mensa, armadietti)

4. Attivare i servizi dedicati alla reception > Nibol Welcome e i moduli Visitatori e Consegne

1) Dettagli

Ti permette di:

• Modificare il nome e l'indirizzo dell'edificio creato

• Modificare i giorni e gli orari di apertura dell'edificio

• Inserire giorni di chiusura particolari e importare le festività nazionali

• Aggiungere il wifi > questa informazione sarà visibile solo ai visitatori esterni se attivi il modulo Visitatori (vedi più in basso)

2) Spazi

In questa sezione puoi creare spazi con piantina o spazi a capienza e completare la loro configurazione inserendo le entità necessarie. Accedi a questa sezione per ogni modifica che devi fare ai tuoi spazi (come ad esempio aggiungere o cancellare uno spazio, modificare le entità mappate sulla piantina, assegnare delle entità a uno o più utenti).

Guarda il video per scoprire quello che puoi fare:

N.B.: Dopo aver creato i tuoi spazi, puoi sempre modificarne l'ordine di visualizzazione facendo clicca e trascina su ciascuno degli spazi che vuoi spostare.

Assegna una scrivania o un parcheggio:

Se vuoi assegnare una postazione o un parcheggio ad un dipendente specifico o a un gruppo di dipendenti, dentro la piantina ti basta cliccare sull'entità creata e inserire il nome della persona o del gruppo a cui vuoi assegnare l'entità in corrispondenza di “Postazione assegnata a” (ti comparirà la lista delle mail dei tuoi dipendenti tra cui scegliere) > Salva.

Fatto!

N.b.: Per l’assegnazione delle postazioni assicurati di aver inserito i membri dipendenti nella lista utenti, ecco come si fa.

Scopri qui che cosa succede se un membro ha una doppia assegnazione (esclusiva e non esclusiva).

3) Entità prenotabili

Qui puoi gestire le impostazioni delle entità scrivania, parcheggio e sala riunioni. Nello specifico clicca sul bottone di Modifica per:

• Attivare il check-in sulle prenotazioni, decidere se l'entità prenotata tornerà disponibile in caso di mancato check-in, impostare una distanza dall'ufficio entro cui poter effettuare il check-in

• Non mostrare agli utenti le prenotazioni degli altri colleghi (questa impostazione è spenta di default) > vai sulla tab Altro

• Solo per le sale, scaricare l'app Nibol room per tablet e abbinare le sale meeting (scopri in questa raccolta come fare)

Inoltre puoi creare delle entità personalizzate dal bottone Aggiungi entità in alto a destra e mapparle nella piantina dell'edificio corrispondente.

4) Reception

Questa sezione è dedicata alla gestione organizzata degli accessi degli ospiti e dell'arrivo delle consegne nell'edificio corrispondente.

Nibol Welcome

È il servizio che permettere di registrare gli ospiti in maniera facile e veloce, il tutto attraverso un tablet.

Puoi usare questo strumento dove più ne hai bisogno, ad esempio nella reception della tua azienda o ad un evento aziendale.

Scopri come configurare Nibol Welcome in questi articoli.

Visitatori

Consenti ai dipendenti di invitare e ricevere facilmente visitatori in ufficio e decidi se poter assegnare loro una scrivania e/o un parcheggio.

Puoi anche scegliere di condividere con loro le informazioni del wifi aziendale, aggiungendo il nome della rete e la password in Dettagli > Wifi.

Una volta invitati, i tuoi visitatori riceveranno automaticamente le informazioni qui selezionate.

Vedi qui come invitare un visitatore esterno nel proprio ufficio.

Consegne

Scegli se attivare questo modulo per gestire tutti i pacchi inviati in ufficio e avvisare i destinatari quando il loro pacco è arrivato.

Puoi abilitare questa funzione per ogni edificio della tua azienda, assegnando un responsabile che avrà la facoltà di scannerizzare i pacchi in entrata e avvisare i destinatari.

Come prima cosa, devi andare in Lista utenti > cliccare sul bottone di Modifica accanto alla persona designata come Responsabile Consegne > inserire il ruolo di delivery all'interno dell'apposita casella > Salva.

Successivamente, inserisci il nome del receptionist nello spazio dedicato all'interno della sezione Consegne. Puoi anche scegliere più di un Responsabile Consegne.

Ora vedi qui quello che può fare il Responsabile Consegne.