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Imposta gli spazi aziendali e attiva i moduli Consegne e Visitatori

Scopri le impostazioni per creare e personalizzare gli spazi dei tuoi edifici e quali moduli aggiuntivi puoi attivare

Lucia Biscarini
Scritto da Lucia BiscariniUltimo aggiornamento 20 giorni fa

Una volta creato il primo edificio comparirà nelle impostazioni del tuo profilo amministratore una sezione dedicata al set up dell'edificio stesso.

Qui potrai:

  1. Modificare i dettagli dell'edificio

  2. Creare gli spazi (con piantina e/o a capienza) e popolarli con le entità che preferisci

  3. Modificare le entità prenotabili (scrivanie, parcheggi, sale riunioni) e crearne di personalizzate (es. mensa, armadietti)

  4. Attivare il modulo Consegne

  5. Attivare il modulo Visitatori


1) Dettagli

Ti permette di:

  • Modificare il nome e l'indirizzo dell'edificio creato

  • Modificare i giorni e gli orari di apertura dell'edificio

  • Inserire giorni di chiusura particolari e importare le festività nazionali

  • Aggiungere il wifi > questa informazione sarà visibile solo ai visitatori esterni

2) Spazi

In questa sezione puoi creare spazi con piantina o spazi a capienza e completare la loro configurazione inserendo le entità necessarie. Accedi a questa sezione per ogni modifica che devi fare ai tuoi spazi (come ad esempio aggiungere o cancellare uno spazio, modificare le entità mappate sulla piantina, assegnare delle entità a uno o più utenti).

Guarda il video per scoprire quello che puoi fare:

N.B.: Dopo aver creato i tuoi spazi, puoi sempre modificarne l'ordine di visualizzazione facendo clicca e trascina su ciascuno degli spazi che vuoi spostare.

Assegna una scrivania o un parcheggio:

Se vuoi assegnare una postazione o un parcheggio ad un dipendente specifico o a un gruppo di dipendenti, dentro la piantina ti basta cliccare sull'entità creata e inserire il nome della persona o del gruppo a cui vuoi assegnare l'entità in corrispondenza di “Postazione assegnata a” (ti comparirà la lista delle mail dei tuoi dipendenti tra cui scegliere) > Salva.

Fatto!

N.b.: Per l’assegnazione delle postazioni assicurati di aver inserito i membri dipendenti nella lista utenti, ecco come si fa.

Scopri qui che cosa succede se un membro ha una doppia assegnazione (esclusiva e non esclusiva).

3) Entità prenotabili

Qui puoi gestire le impostazioni delle entità scrivania, parcheggio e sala riunioni. Nello specifico clicca su bottone di Modifica per:

  • Attivare il check-in sulle prenotazioni, decidere se l'entità prenotata tornerà disponibile in caso di mancato check-in, impostare una distanza dall'ufficio entro cui poter effettuare il check-in

  • Non mostrare agli utenti le prenotazioni degli altri colleghi (questa impostazione è spenta di default) > vai sulla tab Altro

  • Solo per le sale, scaricare l'app Nibol room per tablet e abbinare le sale meeting (scopri in questa raccolta come fare)

Inoltre puoi creare delle entità personalizzate dal bottone Aggiungi entità e mapparle nella piantina dello spazio corrispondente.

4) Consegne

Scegli se attivare questo modulo per gestire tutti i pacchi inviati in ufficio e avvisare i destinatari quando il loro pacco è arrivato.

Puoi abilitare questa funzione per ogni edificio della tua azienda, assegnando un responsabile che avrà la facoltà di scannerizzare i pacchi in entrata e avvisare i destinatari.

Vedi qui quello che può fare il Responsabile Consegne.

5) Visitatori

Consenti ai dipendenti di invitare e ricevere facilmente visitatori in ufficio e decidi se poter assegnare loro una scrivania e/o un parcheggio.

Puoi anche scegliere di condividere con loro le informazioni sul wifi aziendale, aggiungendo le informazioni in Dettagli > Aggiungere il Wifi.

Una volta invitati, i tuoi visitatori riceveranno automaticamente le informazioni qui selezionate.

Vedi qui come invitare un visitatore esterno nel proprio ufficio.

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