Invita un visitatore esterno nel tuo ufficio

Se vuoi invitare in ufficio una o più persone esterne alla tua organizzazione su Nibol, puoi farlo dalla sezione Visitatori.

Qui puoi scegliere due modalità diverse per invitare i tuoi visitatori:

• Invito individuale > inserisci manualmente la persona o le persone che vuoi invitare e assegna per ciascuna una scrivania o un parcheggio

• Invito in blocco > usa un file .csv per invitare massivamente i tuoi ospiti

Vediamo per ciascun caso gli step da seguire.

1) Voglio invitare uno o più visitatori individuali

Ecco cosa devi fare:

1. Clicca sul bottone Invita visitatori in alto a destra > si aprirà una modale di invito

2. Come prima cosa scegli: giorno, spazio e orario in cui vuoi invitare l'ospite > Avanti

3. Inserisci l'email del visitatore e, opzionali, il nome e una nota aggiuntiva

   Se la tua azienda lo ha attivato, hai anche la possibilità di assegnare una scrivania o un parcheggio a ciascun visitatore esterno > ti basterà "accendere" il bottone Assegna entità e selezionare l'entità che vuoi prenotare per il tuo ospite

4. Se vuoi invitare contemporaneamente più di una persona, clicca su +Aggiungi visitatore e compila le informazioni necessarie

5. Infine Manda invito

N.B. Puoi invitare fino ad un massimo di 5 visitatori alla volta.

2) Voglio invitare massivamente i miei ospiti

Se hai una lista di visitatori da invitare nello stesso ufficio, puoi usare questa facile opzione, ecco come:

1. Clicca sul bottone Invito in blocco in alto a destra > si aprirà una modale di invito

2. Come prima cosa scegli: giorno, spazio e orario in cui vuoi invitare gli ospiti > Avanti

3. Carica un file .csv con la lista delle persone da invitare > puoi scaricare un esempio ed utilizzarlo compilandolo con i dati dei tuoi visitatori

4. Infine Manda invito

Vuoi invitare un visitatore per più giorni?

Una volta cliccato su Invita visitatori o Invito in blocco, ti basterà aprire il calendario > seleziona Prenota per più giorni > scegli tutte le giornate interessate dal calendario > Applica.

Una volta completato l'invito o gli inviti:

• Il tuo visitatore riceverà una email con tutte le informazioni utili che hai condiviso.

• Potrai vedere l'evento nella sezione Visitatori oppure nella tua Home di Nibol

• Riceverai una notifica via email quando il visitatore arriva e farà il check-in > se la tua azienda utilizza l'app Nibol Welcome per accogliere gli ospiti, il visitatore farà self check-in inserendo il codice di invito che ha ricevuto via mail nel modulo di registrazione che trova in reception

• Puoi cancellare l'invito cliccando su Modifica all'interno della sezione Visitatori e fare cancella, oppure nell'invito che trovi sulla tua Home selezionare il simbolo del cestino🗑️ (Il visitatore verrà notificato via email della cancellazione).

Esempio di informazioni condivise con il visitatore:

Modifica la prenotazione per il visitatore

Per modificare un invito a un visitatore esterno, ti basta andare nella sezione Visitatori > cliccare su Modifica accanto alla prenotazione > modifica le informazioni che vuoi e salva.

Ti suggeriamo anche di leggere questo articolo per approfondire come modificare una prenotazione che hai fatto prima che venga confermata.

Consulta la lista dei tuoi inviti

Puoi consultare i tuoi inviti dei visitatori raggruppati per edificio, selezionando quello desiderato dal menù a tendina in alto a destra.

Inoltre, la lista degli inviti è suddivisa per "Recenti", ovvero quelli passati, e "Prossimi", quelli presenti e futuri.