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Crea gli spazi con la piantina all'interno dei tuoi uffici

Scopri come inserire la mappa del tuo ufficio, e come inserire scrivanie e sale riunioni

Marta Battista
Scritto da Marta BattistaUltimo aggiornamento 6 mesi fa

Aggiungi un ufficio nel quale ci sia uno spazio con una mappa da popolare con tutte le entità che preferisci rendere prenotabili ai tuo colleghi dipendenti!

Aggiungi ufficio:

  1. Vai su Edificio > poi su Uffici nella barra a sinistra, al di sotto del nome dell'edificio appena creato.

  2. Click su Aggiungi nuovo ufficio sulla destra (vedi screenshot sotto)

  3. Dai un nome al tuo ufficio, indica il piano a cui si trova e passa al prossimo punto.

Crea ora il tuo spazio aziendale:

Clicca sull'icona della matita (simbolo di modifica) ✏️ presente sul lato destro del tuo schermo, a fianco del nome del tuo ufficio.
Fatto questo, avrai la possibilità di:

  • Modificare il nome o il piano dell’ufficio (ricordati di salvare, il tasto compare in alto a destra mentre scrivi la modifica)

  • Aggiungere un nuovo spazio (Aggiungi nuovo spazio)

  • Modificare le impostazioni avanzate (Impostazioni)

Ora puoi creare il tuo nuovo spazio facendo:

  1. Aggiungi nuovo spazio > inserisci nome dello spazio

  2. Scegli dal menù a tendina Piantina per postazioni e parcheggi > aggiungi.

    Fatto!

Piantina per postazioni e/o parcheggi:

  1. Aggiungi piantina > Vai su "Aggiungi piantina" per caricare l'immagine della piantina del tuo ufficio. (Formato jpeg, max 1000 px di altezza).

  2. Una volta caricata, avrai la possibilità di iniziare ad inserire postazioni cliccando su "Gestisci piantina"

Aggiungi postazioni:

  1. Adesso ti troverai di fronte alla piantina del tuo ufficio.

  2. Clicca sull'icona "Postazioni" a sinistra del tuo schermo > click su un punto qualsiasi della mappa per creare una postazione.

  3. Cliccando su una qualsiasi di queste, ti si aprirà un menù sulla destra che ti darà la possibilità di dare un nome a quella postazione, assegnare la postazione ad un dipendente specifico, attivare quella postazione, e selezionare le caratteristiche di quella postazione. (Per l’assegnazione delle postazioni assicurati di aver inserito i membri dipendenti nella directory, ecco come si fa).

  4. Una volta fatto torna nella tua piantina > fai click su ogni postazione che vuoi assegnare, e solo facendo click su “Postazione assegnata a” compariranno le mail dei tuoi dipendenti tra cui scegliere. Fatto!

Aggiungi sale riunioni

  1. Clicca su Edificio > Ufficio sotto all'edificio di riferimento (colonna a sinistra della dashboard).

  2. Ora, seleziona l'ufficio in cui vuoi inserire la sala riunione > click su ✏️ a fianco al nome dell'ufficio.

  3. Click su ✏️ a fianco allo spazio > click su "Gestisci piantina"

  4. Fatto questo, ti troverai di fronte alla piantina del tuo ufficio. Clicca dunque sull'icona Sale dalla barra di sinistra

Ti sarà data ora la possibilità di disegnare il perimetro della tua sala > Click dunque sull'angolo di questa nella piantina, poi sul successivo e via dicendo, finché non avrai disegnato tutta l'area.

Ora, inserisci il nome della sala dalla barra di destra, poi la capienza e le opzioni presenti nella sala appena creata (microfono, lavagna, proiettore, ecc.).

Volendo, puoi anche aggiungere una foto dello spazio per ricordare ai tuoi colleghi quale sala riunione stanno per prenotare > clicca su Salva in basso a destra ed hai finito.

La tua sala riunione è stata creata correttamente. Dunque, d'ora in poi i tuoi dipendenti avranno la possibilità di prenotare la stessa, invitando colleghi e ospiti esterni alle loro riunioni.

Aggiungere i servizi disponibili nelle sale riunioni

Per aggiungere i servizi disponibili in una sala riunione:

  1. Da business.nibol.co, clicca su Edificio > Uffici e seleziona l'ufficio in cui effettuare la modifica.

  2. Fatto questo, seleziona lo Spazio in cui la sala riunione è locata, e clicca su Gestisci piantina.

  3. Ora, basterà cliccare sulla sala riunioni precedentemente creata e selezionare i servizi disponibili dal menù comparso sulla destra. Dallo stesso menù ti sarà data anche la possibilità di modificare la capienza della sala, e modificare il titolo della stessa.

Disattivare temporaneamente una sala riunioni

  1. Da business.nibol.co, clicca su Edificio > Uffici e seleziona l'ufficio in cui effettuare la modifica. Fatto questo, seleziona lo Spazio in cui la sala riunione è locata, e clicca su Gestisci piantina.

  2. Ora, basterà cliccare sulla sala riunioni precedentemente creata e poi sull'opzione Attiva, a seconda della volontà di renderla disponibile o meno ai tuoi dipendenti.

Imposta una procedura di check-in per le sale riunioni

Impostare una procedura di check-in risulta efficace nel ridurre le sale prenotate ma non utilizzate. Segui gli step:

  1. Da business.nibol.co, clicca su Sale > click su Impostazioni

  2. Clicca su Check-in sotto ad Impostazioni, nella parte alta dello schermo

  3. Da questa schermata sarai in grado di attivare la procedura di check-in, impostare un intervallo orario in cui i partecipanti potranno farlo, e persino decidere se la sala contrassegnata tornerà disponibile in caso di mancato check-in.

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