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Connettere le sale riunioni di Google calendar e Outlook calendar a Nibol

Scopri come sincronizzare i calendari delle tue sale riunioni su Nibol

Lucia Biscarini
Scritto da Lucia BiscariniUltimo aggiornamento 5 giorni fa

Questa funzionalità permetterà alla vostra organizzazione di poter prenotare le sale riunioni e vederne gli eventi ad esse associati sia su i calendari di Google o Outlook che nel calendario in Nibol App.

Questo grazie ad una sincronizzazione bidirezionale dei calendari.

Prima di tutto per poter installare l'integrazione devi avere i permessi di amministratore su Google o Microsoft

Vediamo ora come attivare l'integrazione rispetto ai casi d'uso:

1. Organizzazione senza sale meeting già mappate su Nibol

Apri Nibol 5.0 > Impostazioni > Azienda > Integrazioni (per un primo periodo verrai reindirizzato/a alla vecchia piattaforma amministratore) > Sale Google Workspace o Microsoft 365 > Installa > Continua.

A questo punto si viene reindirizzati alla pagina Google o Microsoft per completare l’operazione > scegli l’account con cui fare l’integrazione > richiesta permessi > consenti

Ora l'integrazione è stata autorizzata ma non ancora attivata!

Si viene reindirizzati su business.nibol.co/integrations e per completare l’installazione fare click su > complete setup o configura installazione > infine click su complete setup. Fatto!

Ora vedrai la lista di sale meeting integrate su Nibol (sono le stesse presenti sul calendar di Google o di Outlook).

Ora che l’integrazione è attiva puoi disegnare le varie sale riunioni integrate sulla tua piantina in Nibol, vediamo come di seguito.

Come mappare le proprie sale riunioni su Nibol

Vai su Integrazioni > Sale Google Workspace o Microsoft 365 > configura > mappa le tue stanze (o map your room) > scegli la piantina (in alto a sinistra) > disegna le sale. Una volta fatto seleziona la sala integrata dalla finestra che ti si apre a destra (vedi screenshoot), indispensabile per far si che i dipendenti possano prenotarle da Nibol. Solo mapparle le rende disponibili.

Il nome e la capienza delle sale vengono importate da Google o Outlook, mentre su Nibol, potete aggiungere i servizi annessi e salvare.

2. Organizzazione con sale meeting mappate su Nibol

Questo è il caso di un'organizzazione che ha già disegnato sulla piantina di Nibol delle sale riunioni e deve integrarle con quelle presenti nel suo Google o Outlook calendar per poter avere una visuale completa di entrambe le applicazioni.

Si procede con l’integrazione alla stessa maniera, perciò: Nibol 5.0 > Impostazioni > Azienda > Integrazioni (per un primo periodo verrai reindirizzato/a alla vecchia piattaforma amministratore) > Sale Google Workspace o Microsoft 365 > Installa > Continua.

A questo punto si viene reindirizzati alla pagina Google o Microsoft per completare l’operazione > scegli l’account con cui fare l’integrazione > richiesta permessi > consenti.

Ora l'integrazione è stata autorizzata ma non ancora attivata!

Si viene reindirizzati su business.nibol.co/integrations e per completare l’installazione fare click su > complete setup o configura installazione > infine click su > complete setup. Fatto!

Ora procedi associando le sale riunioni. Scegli per ciascuna sala riunioni importata quale sala di Nibol deve essere associata, la lista presenta un menù a tendina per poter scegliere (vedi screenshoot)

In questo modo verranno collegati tutti i futuri eventi e le relative impostazioni presenti in Google o Microsoft a tutti gli eventi associati alle sale riunioni di Nibol. Infine click su avanti > e completa configurazione (ci vorranno solo pochi minuti).

Nel caso in cui siete un'organizzazione che ha già mappato delle sale meeting all’interno dei propri spazi su Nibol, è molto importante che questi vengano associati alle sale presenti sul vostro Google o Outlook Calendar per evitare che vengano rese inattive e perciò non siano prenotabili.

Come associare delle sale successivamente all'integrazione

Premessa: l’integrazione delle sale su Google o Microsoft può andare a buon fine anche se non si procede con l’associazione delle sale su Nibol. Può succedere perciò che si decida di associare solo alcune delle sale presenti in Google o Outlook.

Come associare le sale successivamente?

Vai sulla piantina, disegna la sala o direttamente clicca sulla sale e associala! Dal menù a tendina ti comparirà la lista completa delle sale presenti sul tuo Google o Microsoft.

Cancellazione di una riunione su Nibol App

La cancellazione di un evento su Nibol è solo privilegio dell’organizzatore, in quel caso lo si vedrà in canceled sul calendario in Nibol app, e scomparirà sui calendari in Google o Microsoft. Tutti gli utenti Nibol che sono partecipanti ai meeting cancellati verranno notificati via mail da Nibol (previa impostazione delle notifiche dell'utente).

Nel caso in cui fosse impostato un check-in e questo fosse mancato, si vedrà lo status in lost.

Imposta il check-in per permettere ai tuoi dipendenti di confermare la prenotazione della sala

Come vedrai, nella sezione delle integrazioni, hai la possibilità di attivare un check-in. Questa funzione ti permette di decidere se i tuoi dipendenti devono effettuare il check-in per le loro prenotazioni e che cosa accade in caso di mancata conferma:

  • Perdita della prenotazione e la postazione torna disponibile per altri

  • Il dipendente non perde la prenotazione.

Infine su Generali si può disinstallare l’integrazione qualora si decidesse di cambiare integrazione o non averne alcuna.

Attenzione la disinstallazione comporta la perdita delle Impostazioni, mentre le sale presenti nelle piantine saranno salvate.

Nice to know:

  • Si riceveranno le conferme delle prenotazioni via mail solo da Google o Outlook e solo se l'utente lo ha impostato.

  • Non ci sono controindicazioni se l'organizzazione ha attive altre integrazioni o meno (ad esempio un integrazione con active directory).

  • Tutti gli eventi che vengono creati nel passato rispetto al momento dell’integrazione non verranno visualizzati su Nibol. Mentre saranno correttamente presenti tutti quelli futuri (anche solo di un minuto in avanti).

  • Infine, se avete scaricato la nostra Nibol Room App per tablet potrete rendere visibili gli eventi prenotati dai calendar (Google e Outlook) e su Nibol!

  • Per chi sceglie l'integrazione con le room di Microsoft 365 e deciderà di creare nuove sale meeting poi nel tempo, è bene sappia che Microsoft impiega fino a 60 ore a far visualizzare le nuove sale create.

  • Se non sai come creare una sala su Google, ti lasciamo la guida che ti spiega come fare.

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