Connettere le sale riunioni di Google calendar e Outlook calendar a Nibol

Questa funzionalità permetterà alla vostra organizzazione di poter prenotare le sale riunioni e vederne gli eventi ad esse associati sia su i calendari di Google o Outlook che nel calendario in Nibol App.

Questo grazie ad una sincronizzazione bidirezionale dei calendari.

La prima cosa da fare è:

1. Aprire Nibol 5.0 > vai nella sezione Integrazioni all'interno delle impostazioni dell'Azienda

2. Clicca su Attiva in corrispondenza dell'integrazione delle sale di Google Workspace o Microsoft 365.

3. Compila la richiesta di attivazione dell'integrazione con alcuni dettagli utili > Invia richiesta

N.B.: Per installare questa integrazione dobbiamo entrare in contatto con il reparto tecnico della tua azienda.

Prima di tutto per poter installare l'integrazione devi avere i permessi di amministratore su Google o Microsoft.

Ti invieremo il link per attivare il collegamento con le sale > una volta installata l'integrazione potresti trovarti in una delle due seguenti situazioni:

1. Organizzazione senza sale meeting già mappate su Nibol

   Quando l’integrazione è attiva, puoi disegnare le varie sale riunioni integrate sulla tua piantina in Nibol, vediamo come di seguito.

2. Organizzazione con sale meeting mappate su Nibol

   Questo è il caso di un'organizzazione che ha già disegnato sulla piantina di Nibol delle sale riunioni e deve integrarle con quelle presenti nel suo Google o Outlook calendar per poter avere una visuale completa di entrambe le applicazioni.

Nel caso in cui siete un'organizzazione che ha già mappato delle sale meeting all’interno dei propri spazi su Nibol, è molto importante che questi vengano associati alle sale presenti sul vostro Google o Outlook Calendar per evitare che vengano rese inattive e perciò non siano prenotabili.

Come mappare o associare le proprie sale riunioni su Nibol

Sia che la tua organizzazione abbia già disegnato le sale riunioni sulla piantina in Nibol sia che non lo abbia ancora fatto, una volta che l'integrazione è andata a buon fine basta andare nelle impostazioni dell'edificio di riferimento all'interno della sezione Spazi > qui clicca sul bottone di Modifica accanto allo spazio in cui vuoi mappare le sale riunioni > clicca il bottone Crea e gestisci le entità > ti ritroverai così nell'ambiente di modifica della piantina dell'ufficio.

Nel caso in cui avessi già creato in precedenza le sale riunioni, una volta dentro la modale di modifica degli spazi ritroverai le sale disattivate, quindi ti basterà selezionarle una ad una e associarle alla corrispettiva sala di Google o Microsoft Calendar.

Per farlo:

1. Clicca sulla sala che vuoi associare > Attiva

2. Apri il menù a tendina in corrispondenza del nome della sala (vedi screenshot sotto)

3. Seleziona la sala corrispondente

   Salva!

Se invece non hai ancora creato le sale riunioni:

1. Seleziona la voce Sala dal menù a sinistra relativo alle entità prenotabili

2. Scegli uno o più servizi inclusi all'interno della sala (opzionale)

3. Inizia a disegnare il perimetro della sala sulla piantina

4. Infine, segui gli stessi step per associare la sala alla corrispettiva integrata

   Salva!

Il nome e la capienza delle sale vengono importate da Google o Outlook, mentre su Nibol, potete aggiungere i servizi annessi e salvare.

Cancellazione di una riunione su Nibol App

La cancellazione di un evento su Nibol è solo privilegio dell’organizzatore, in quel caso lo si vedrà in canceled sul calendario in Nibol app e la stessa prenotazione scomparirà nel calendario di Google.

Eccezione è fatta nel caso del calendario di Microsoft, dove la cancellazione di un evento può essere fatta solo ed esclusivamente da Outlook e non da Nibol.

Tutti gli utenti Nibol che sono partecipanti ai meeting cancellati verranno notificati via mail da Nibol (previa impostazione delle notifiche dell'utente).

Nel caso in cui fosse impostato un check-in e questo fosse mancato, si vedrà lo status in lost.

Scopri in questo articolo come importare il check-in sulle sale riunioni.

Nice to know:

• Si riceveranno le conferme delle prenotazioni via mail solo da Google o Outlook e solo se l'utente lo ha impostato.

• Non ci sono controindicazioni se l'organizzazione ha attive altre integrazioni o meno (ad esempio un integrazione con active directory).

• Tutti gli eventi che vengono creati nel passato rispetto al momento dell’integrazione non verranno visualizzati su Nibol. Mentre saranno correttamente presenti tutti quelli futuri (anche solo di un minuto in avanti).

• Infine, se avete scaricato la nostra Nibol Room App per tablet potrete rendere visibili gli eventi prenotati dai calendar (Google e Outlook) e su Nibol!

• Per chi sceglie l'integrazione con le room di Microsoft 365 e deciderà di creare nuove sale meeting poi nel tempo, è bene sappia che Microsoft impiega fino a 60 ore a far visualizzare le nuove sale create.

• Se non sai come creare una sala su Google, ti lasciamo la guida che ti spiega come fare.