Collega la tua active directory Google Workspace a Nibol

Segui gli step per collegare la tua active directory Google Workspace a Nibol:

1. Apri Nibol 5.0 > vai nella sezione Integrazioni all'interno delle impostazioni dell'Azienda

2. Clicca su Attiva in corrispondenza dell'integrazione dell'Active directory di Google Workspace.

3. Compila la richiesta di attivazione dell'integrazione con alcuni dettagli utili > Invia richiesta

N.B.: Per installare questa integrazione dobbiamo entrare in contatto con il reparto tecnico della tua azienda.

Le indicazioni che daremo al reparto tecnico della tua azienda per attivare l'integrazione sono le seguenti:

1. Procedi al log-in tramite Google Workspace

   Attenzione, per procedere all'installazione dell'integrazione, è necessario essere in possesso di un account Admin o Super Admin in Google Workspace.

2. Prepara la tua directory in Google > dovrai mappare i membri della tua directory che dovranno essere sincronizzati su Nibol

3. I nostri tecnici verificheranno che i valori inseriti funzionano correttamente e infine completeranno la sincronizzazione

Come preparare la directory in Google

Hai due possibilità, a seconda delle informazioni già presenti nei profili dei tuoi utenti in Google:

• Opzione 1: Ho già impostato dei campi personalizzati che utilizzerò per assegnare ai membri presenti in Google il ruolo di admin in Nibol Esempio: voglio rendere Admin in Nibol tutti i componenti del mio reparto HR. Questi utenti hanno assegnato il valore "Dipartimento HR" sotto alla voce "Dipartimento" (esempio)

• Opzione 2: Non ho impostato dei campi personalizzati che utilizzerò per assegnare ai membri presenti in Google il ruolo di admin in Nibol Esempio: voglio rendere Admin in Nibol tutti i componenti del mio reparto HR. Tuttavia, questi utenti non hanno assegnato un valore uguale sotto alla voce "Dipartimento" (esempio)

Opzione 1: presenza di valore comune a tutti i futuri Admin in Nibol

In questo caso, la procedura di integrazione richiederà il semplice inserimento del valore comune ai tuoi membri in Nibol.

Per fare questo, dalla homepage di Google Workspace, clicca su Utenti > (Nome dell'utente) > Informazioni utente.

Ad esempio, in questo caso potresti voler utilizzare il valore "HR" al di sotto del campo Dipartimento (scegli pure il tuo campo liberamente) come discriminante per aggiungere nuovi membri come Admin (vedi screenshot sotto).

Opzione 2: mancata presenza di valore comune a tutti i futuri Admin in Nibol

Attenzione: per procedere all'aggiunta di un campo personalizzato sarà necessario essere in possesso di un account Superadmin in Google. Nel caso in cui non fossi in possesso di tale ruolo, inoltra questa guida alla persona listata come Superadmin in Google.

In questo caso, la procedura di integrazione richiederà la creazione di un nuovo campo personalizzato, per poi passare all'inserimento del valore comune ai tuoi membri in Nibol.

Per creare un nuovo campo, dalla homepage della directory di Google, clicca su "Altro" e poi su "Gestisci Attributi Personalizzati" (vedi screenshot sotto).

Fatto questo, clicca su "Aggiungi attributo personalizzato" (vedi screenshot sotto).

Sincronizza la tua directory

Quando avremo completato la sincronizzazione della tua directory di Nibol con quella di Google Workspace, all'aggiunta di un nuovo membro in Google Workspace questo sarà automaticamente aggiunto in Nibol. La sincronizzazione di Google impiega circa 15/20 minuti.

Se insieme all'Active Directory integrata hai anche abilitato il login su Nibol tramite Single Sign On, dovrai solamente avvertire i nuovi membri della loro aggiunta su Nibol. Se invece hai mantenuto il login con mail e password, penseremo noi ad inviare una mail di benvenuto ai tuoi dipendenti!

Attenzione: quando si ha la necessità di cancellare l'utente amministratore su Microsoft e su Nibol è molto importante, prima di compiere questa azione, di scriverci al nostro indirizzo: support@nibol.com

Cosa succede quando si elimina un utente della tua Active Directory

Qualora ci fosse un'eliminazione manuale da parte di un amministratore o dettata da una sincronizzazione mancata con Active Directory, gli utenti coinvolti non perderanno subito tutte le prenotazioni fatte nel futuro. Queste infatti saranno salvate per 24 ore, tempo utile a ripristinare un mancato sync ad esempio.

Inoltre, in questo lasso di tempo rimarranno salvate anche le assegnazioni esclusive di entità prenotabili.

Nel caso in cui invece l'eliminazione dell'utente fosse intenzionale, sappiate che potrete sempre cancellare eventuali prenotazioni future in quanto amministratori. Trovate qui la guida a questo riguardo.