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Collega la tua active directory Google Workspace a Nibol

Scopri come impostare l'integrazione con Google Workspace

Lucia Biscarini
Scritto da Lucia BiscariniUltimo aggiornamento 5 giorni fa

Segui gli step per collegare la tua active directory Google Workspace a Nibol:

  1. Apri Nibol 5.0 > Impostazioni > Azienda > Integrazioni (per un primo periodo verrai reindirizzato/a alla vecchia piattaforma amministratore) > clicca poi sull'integrazione della Directory di Google Workspace.

  2. Procedi al log-in tramite Google Workspace

    Fai attenzione, per procedere all'installazione dell'integrazione, è necessario essere in possesso di un account Admin o Super Admin in Google Workspace.

  3. Una volta qui, avrai la possibilità di consultare tutte le attuali integrazioni con Nibol.

  4. Click ora su "Installa" sotto al logo di Google Workspace (vedi screenshot sotto).

  1. Fatto questo, ti verrà chiesto di connetterti a Google Workspace > clicca su "Connetti" e inserisci le tue credenziali Google Workspace dalla finestra apparsa.

Mappa i tuoi membri in Nibol

Una volta fatto il log-in, Nibol ti darà la possibilità di assegnare i ruoli di Nibol (Dipendente o Amministratore) tramite la tua directory di Google Workspace.

Per descrivere questo passaggio è necessario fare un passo indietro per preparare la tua directory in Google all'integrazione con Nibol.

Collegati dunque alla tua directory in Google Workspace.

Avrai ora due possibilità, a seconda delle informazioni già presenti nei profili dei tuoi utenti in Google.

  • Opzione 1: Ho già impostato dei campi personalizzati che utilizzerò per assegnare ai membri presenti in Google il ruolo di admin in Nibol Esempio: voglio rendere Admin in Nibol tutti i componenti del mio reparto HR. Questi utenti hanno assegnato il valore "Dipartimento HR" sotto alla voce "Dipartimento" (esempio)

  • Opzione 2: Non ho impostato dei campi personalizzati che utilizzerò per assegnare ai membri presenti in Google il ruolo di admin in Nibol Esempio: voglio rendere Admin in Nibol tutti i componenti del mio reparto HR. Tuttavia, questi utenti non hanno assegnato un valore uguale sotto alla voce "Dipartimento" (esempio)

Analizza ora la tua directory in Google, e procedi all'installazione dell'integrazione a seconda delle diverse possibilità.

Opzione 1: presenza di valore comune a tutti i futuri Admin in Nibol

In questo caso, la procedura di integrazione richiederà il semplice inserimento del valore comune ai tuoi membri in Nibol.

Per fare questo, dalla homepage di Google Workspace, clicca su Utenti > (Nome dell'utente) > Informazioni utente.

Ad esempio, in questo caso potresti voler utilizzare il valore "HR" al di sotto del campo Dipartimento (scegli pure il tuo campo liberamente) come discriminante per aggiungere nuovi membri come Admin (vedi screenshot sotto).

Ora basterà inserire lo stesso valore ("HR") nel relativo campo nella pagina Mappa Entità in Nibol.

Per fare questo, dalla pagina indicata, seleziona il campo "Dipartimento" nel menù a scomparsa ed inserisci il valore "HR" nel campo sottostante (vedi screenshot sotto).

Opzione 2: mancata presenza di valore comune a tutti i futuri Admin in Nibol

Attenzione: per procedere all'aggiunta di un campo personalizzato sarà necessario essere in possesso di un account Superadmin in Google. Nel caso in cui non fossi in possesso di tale ruolo, inoltra questa guida alla persona listata come Superadmin in Google.

In questo caso, la procedura di integrazione richiederà la creazione di un nuovo campo personalizzato, per poi passare all'inserimento del valore comune ai tuoi membri in Nibol.

Per creare un nuovo campo, dalla homepage della directory di Google, clicca su "Altro" e poi su "Gestisci Attributi Personalizzati" (vedi screenshot sotto).

Fatto questo, clicca su "Aggiungi attributo personalizzato" (vedi screenshot sotto).

Aggiungi ora i dettagli come Categoria, Descrizione e Nome. Fatto questo, clicca su "Aggiungi" in basso a destra.

Sei ora pronto ad entrare nelle pagine personali dei singoli membri per modificare il valore del campo appena creato. Per fare questo, dalla homepage dei Google Workspace, clicca su Utenti > (Nome dell'utente) > Informazioni utente.

Ad esempio, nel caso potresti voler utilizzare il valore "HR" al di sotto del campo Dipartimento (scegli pure il tuo campo liberamente) come discriminante per aggiungere nuovi membri come Admin (vedi screenshot sotto).

Ora basterà inserire lo stesso valore ("HR") nel relativo campo nella pagina Mappa Entità in Nibol.

Per fare questo, seleziona il campo "Dipartimento" dal menù a scomparsa ed inserisci il valore "HR" nel campo sottostante (vedi screenshot sotto).

Sincronizza la tua directory

Da adesso, la tua directory di Nibol è integrata con quella di Google Workspace.

Questo significa che all'aggiunta di un nuovo membro in Google Workspace, questo sarà automaticamente aggiunto in Nibol. La sincronizzazione di Google impiega circa 15/20 minuti.

Non dovrai preoccuparti di avvertire il nuovo membro della sua aggiunta. Penseremo noi ad inviare una mail di benvenuto al tuo dipendente!

Nel caso volessi forzare una nuova sincronizzazione con la tua directory di Google Workspace, utilizza il pulsante Sincronizza sulla pagina dell'integrazione.

Attenzione: quando si ha la necessità di cancellare l'utente amministratore su Google e su Nibol è molto importante, prima di compiere questa azione, di scriverci al nostro indirizzo: support@nibol.com

Cosa succede quando si elimina un utente della tua Active Directory

Qualora ci fosse un'eliminazione manuale da parte di un amministratore o dettata da una sincronizzazione mancata con Active Directory, gli utenti coinvolti non perderanno subito tutte le prenotazioni fatte nel futuro. Queste infatti saranno salvate per 24 ore, tempo utile a ripristinare un mancato sync ad esempio.

Inoltre, in questo lasso di tempo rimarranno salvate anche le assegnazioni esclusive di entità prenotabili.

Nel caso in cui invece l'eliminazione dell'utente fosse intenzionale, sappiate che potrete sempre cancellare eventuali prenotazioni future in quanto amministratori. Trovate qui la guida a questo riguardo.

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