Se vuoi invitare in ufficio una o più persone esterne alla tua organizzazione su Nibol, puoi farlo dalla sezione Visitatori.
Qui puoi scegliere due modalità diverse per invitare i tuoi visitatori:
Invito individuale > inserisci manualmente la persona o le persone che vuoi invitare e assegna per ciascuna una scrivania o un parcheggio
Invito in blocco > usa un file .csv per invitare massivamente i tuoi ospiti
Vediamo per ciascun caso gli step da seguire.
1) Voglio invitare uno o più visitatori individuali
Ecco cosa devi fare:
Clicca sul bottone Invita visitatori in alto a destra > si aprirà una modale di invito
Come prima cosa scegli: giorno, spazio e orario in cui vuoi invitare l'ospite > Avanti
Inserisci l'email del visitatore e, opzionali, il nome e una nota aggiuntiva
Se la tua azienda lo ha attivato, hai anche la possibilità di assegnare una scrivania o un parcheggio a ciascun visitatore esterno > ti basterà "accendere" il bottone Assegna entità e selezionare l'entità che vuoi prenotare per il tuo ospite
Se vuoi invitare contemporaneamente più di una persona, clicca su +Aggiungi visitatore e compila le informazioni necessarie
Infine Manda invito
N.B. Puoi invitare fino ad un massimo di 5 visitatori alla volta.
2) Voglio invitare massivamente i miei ospiti
Se hai una lista di visitatori da invitare nello stesso ufficio, puoi usare questa facile opzione, ecco come:
Clicca sul bottone Invito in blocco in alto a destra > si aprirà una modale di invito
Come prima cosa scegli: giorno, spazio e orario in cui vuoi invitare gli ospiti > Avanti
Carica un file .csv con la lista delle persone da invitare > puoi scaricare un esempio ed utilizzarlo compilandolo con i dati dei tuoi visitatori
Infine Manda invito
Vuoi invitare un visitatore per più giorni?
Una volta cliccato su Invita visitatori o Invito in blocco, ti basterà aprire il calendario > seleziona Prenota per più giorni > scegli tutte le giornate interessate dal calendario > Applica.
Una volta completato l'invito o gli inviti:
Il tuo visitatore riceverà una email con tutte le informazioni utili che hai condiviso.
Potrai vedere l'evento nella sezione Visitatori oppure nella tua Home di Nibol
Riceverai una notifica via email quando il visitatore arriva e farà il check-in > se la tua azienda utilizza l'app Nibol Welcome per accogliere gli ospiti, il visitatore farà self check-in inserendo il codice di invito che ha ricevuto via mail nel modulo di registrazione che trova in reception
Puoi cancellare l'invito cliccando su Modifica all'interno della sezione Visitatori e fare cancella, oppure nell'invito che trovi sulla tua Home selezionare il simbolo del cestino🗑️ (Il visitatore verrà notificato via email della cancellazione).
Esempio di informazioni condivise con il visitatore:
Modifica la prenotazione per il visitatore
Per modificare un invito a un visitatore esterno, ti basta andare nella sezione Visitatori > cliccare su Modifica accanto alla prenotazione > modifica le informazioni che vuoi e salva.
Ti suggeriamo anche di leggere questo articolo per approfondire come modificare una prenotazione che hai fatto prima che venga confermata.
Consulta la lista dei tuoi inviti
Puoi consultare i tuoi inviti dei visitatori raggruppati per edificio, selezionando quello desiderato dal menù a tendina in alto a destra.
Inoltre, la lista degli inviti è suddivisa per "Recenti", ovvero quelli passati, e "Prossimi", quelli presenti e futuri.