Crear espacios con un mapa dentro de tus oficinas

¡Añade una oficina en la que haya un espacio con un mapa que rellenar con todas las entidades que prefieras hacer reservables a tus compañeros de trabajo!

Añadir una oficina:

1. Ve a Edificio > luego a Oficinas en la barra de la izquierda, debajo del nombre del edificio que acabas de crear.

2. Haz clic en Añadir nueva oficina a la derecha (captura de pantalla siguiente)

3. Asigna un nombre a tu oficina, indica en qué planta se encuentra y pasa al siguiente punto.

Crear tu espacio empresarial ahora:

Haz clic en el icono del lápiz (símbolo de edición) ✏️ situado en la parte derecha de la pantalla, junto al nombre de tu oficina.
Una vez hecho esto, tendrás la opción de:

• Cambiar el nombre o el plano de la oficina (recuerde guardar, el botón aparece en la parte superior derecha mientras escribe el cambio)

• Añadir un nuevo espacio (Añadit nuevo espacio)

• Cambiar la configuración avanzada (Configuración)

Ahora puedes crear tu nuevo espacio haciendo:

1. Añadir nuevo espacio > ingresar el nombre del espacio

2. Elige en el menú desplegable Mapa para escritorios y plazas de aparcamiento > Añadir.

   ¡Listo!

Mapa para escritorios y plazas de aparcamiento:

1. Añadir mapa > Ve a «Añadir mapa» para subir la imagen del mapa de tu oficina. (Formato JPEG, máximo 1000 px de altura).

2. Una vez cargada, tendrás la oportunidad de empezar a insertar escritorios haciendo clic en «Gestionar mapa»

Añadir escritorios:

1. Ahora estarás delante del mapa de tu oficina

2. Haz clic en el icono de «Escritorios» situado a la izquierda de la pantalla > haz clic en cualquier parte del mapa para crear un escritorio.

   

3. Al hacer clic en cualquiera de ellas, se abrirá un menú a la derecha en el que podrás asignar un nombre a ese escritorio, asignarlo a un empleado específico, activarlo y seleccionar las características de eso escritorio. (Para la asignación de los escritorios, asegúrate de haber introducido los miembros empleados en el directorio, aquí te explicamos cómo hacerlo).

4. Una vez hecho esto, vuelve al mapa y haz clic en cada escritorio que quieras asignar y, solo haciendo clic en «Ubicación asignada a», aparecerán los correos electrónicos de tus empleados para elegir. ¡Listo!

Añadir salas de reuniones

1. Haz clic en Edificio > Oficina debajo del edificio de referencia. (columna a la izquierda del tablero).

2. Ahora, selecciona la oficina donde quieres colocar la sala de reuniones > haz clic en ✏️ junto al nombre de la oficina.

3. haz clic en ✏️ al lado del espacio > haz clic en «Gestionar mapa»

4. Una vez hecho esto, estarás frente al mapa de tu oficina. Así que haz clic en el icono de Salas de la barra izquierda

Ahora tendrás la oportunidad de dibujar el perímetro de tu sala > Luego haz clic en la esquina de esta en el mapa, luego en la siguiente y así sucesivamente, hasta que hayas dibujado toda el área.

Ahora, introduce el nombre de la sala en la barra derecha, luego la capacidad y las opciones presentes en la sala que acabas de crear (micrófono, pizarra, proyector, etc.).

Si lo deseas, también puedes añadir una foto del espacio para recordar a tus compañeros qué sala de reuniones están a punto de reservar. Haz clic en Guardar en la parte inferior derecha y listo.

La sala de reuniones se ha creado correctamente. Por lo tanto, a partir de ahora, tus empleados podrán reservarla e invitar a colegas e invitados externos a sus reuniones.

Añadir los servicios disponibles en las salas de reuniones

Para añadir los servicios disponibles en una sala de reuniones:

1. Desde business.nibol.co, haz clic en Edificio > Oficinas y selecciona la oficina en la que deseas realizar el cambio

2. Una vez hecho esto, selecciona el espacio donde se encuentra la sala de reuniones y haz clic en Gestionar mapa.

3. Ahora, simplemente haz clic en la sala de reuniones creada anteriormente y selecciona los servicios disponibles en el menú que aparece a la derecha. Desde el mismo menú, también podrás cambiar la capacidad de la sala y modificar el título de la sala.

Desactivar temporalmente una sala de reuniones

1. Desde business.nibol.co, haz clic en Edificio > Oficinas y selecciona la oficina en la que deseas realizar el cambio. Una vez hecho esto, selecciona el espacio donde se encuentra la sala de reuniones y haz clic en Gestionar mapa.

2. Ahora, sólo tienes que hacer clic en la sala de reuniones creada anteriormente y, a continuación, en la opción Activar, en función de si quieres ponerla a disposición de tus empleados o no.

Establecer un procedimiento de check-in para las salas de reuniones

La configuración de un proceso de check-in es eficaz para reducir el número de salas reservadas pero no utilizadas. Sigue los pasos:

1. Desde business.nibol.co, haz clic en Salas > haz clic en Configuración

2. Haz clic en Check-in bajo Configuración, en la parte superior de la pantalla.

3. Desde esta pantalla podrás activar el procedimiento de check-in, establecer un intervalo de tiempo para que los participantes puedan hacerlo e incluso decidir si la sala marcada volverá a estar disponible en caso de que el check-in falle.