Conectar tu Active Directory de Google Workspace a Nibol

Sigue los pasos para conectar tu Active Directory de Google Workspace a Nibol:

1. Abre business.nibol.co > desde nuestra aplicación web > luego haz clic en Integraciones en la barra lateral izquierda.

2. Procede a iniciar sesión a través de Google Workspace

   Ten cuidado, para continuar con la instalación de la integración, debes tener una cuenta de

   Admin o Super Admin en Google Workspace.

3. Una vez aquí, podrás consultar todas las integraciones actuales con Nibol.

4. Ahora haz clic en «Instalar» debajo del logotipo de Google Workspace (mira la captura de pantalla siguiente)

   

5. Una vez hecho esto, se te pedirá que te conectes a Google Workspace, haz clic en «Conectar» e introduce tus credenciales de Google Workspace en la ventana que aparece.

Mapear tus miembros en Nibol

Una vez que hayas iniciado sesión, Nibol te dará la opción de asignar los roles de Nibol (Empleado o Administrador) a través de tu directory de Google Workspace.

Para describir este procedimiento, es necesario dar un paso atrás y preparar tu directory de Google para la integración con Nibol.

A continuación, conéctate a tu directory en Google Workspace.

Ahora tendrás dos opciones, en función de la información que ya esté presente en los perfiles de tus usuarios en Google.

• Opción 1: Ya he configurado los campos personalizados que utilizaré para asignar a los miembros presentes en Google el rol de administrador en Nibol. Ejemplo: Quiero que todos los componentes de mi departamento de Recursos Humanos sean administradores en Nibol. Estos usuarios han asignado el valor «Departamento RH» en el encabezado «Departamento» (ejemplo)

• Opción 2: No he configurado campos personalizados que utilizaré para asignar a los miembros presentes en Google el rol de administrador en Nibol Ejemplo: Quiero que todos los componentes de mi departamento de Recursos Humanos sean administradores en Nibol. Sin embargo, estos usuarios no han asignado un valor igual al encabezado «Departamento» (ejemplo)

Analiza tu directory en Google ahora y procede a instalar la integración en función de las diferentes posibilidades.

Opción 1: presencia de un valor común para todos los futuros administradores de Nibol

En este caso, el procedimiento de integración requerirá la simple inclusión del valor común a tus miembros en Nibol.

Para ello, en la página de inicio de Google Workspace, haz clic en Usuarios > (Nombre de usuario) > Información de usuario.

Por ejemplo, en este caso puede que quieras usar el valor «Recursos Humanos» situado debajo del campo Departamento (también puedes elegir tu campo libremente) como elemento discriminatorio para añadir nuevos miembros como administradores (imagen siguiente).

Ahora simplemente introduce el mismo valor («RRHH») en el campo correspondiente de la página Mapear las entidades de Nibol.

Para ello, en la página indicada, selecciona el campo «Departamento» del menú desplegable e introduce el valor «Recursos Humanos» en el campo de abajo (imagen siguiente).

Opción 2: no existe un valor común para todos los futuros administradores de Nibol

Atención: para poder añadir un campo personalizado, debes disponer de una cuenta de Superadmin en Google. Si no tienes este rol, envía esta guía a la persona que aparece como Superadmin en Google.

En este caso, el procedimiento de integración requerirá la creación de un nuevo campo personalizado, para luego pasar a introducir el valor común a tus miembros en Nibol.

Para crear un campo nuevo, en la página principal del directory de Google, haz clic en «Más» y, a continuación, en «Gestionar atributos personalizados» (imagen siguiente).

Una vez hecho esto, haz clic en «Añadir atributo personalizado» (imagen siguiente).

Ahora añade detalles como Categoría, Descripción y Nombre. Una vez hecho esto, haz clic en «Añadir» en la parte inferior derecha.

Ahora estás listo para ingresar a las páginas personales de los miembros individuales para modificar el valor del campo que acabas de crear. Para ello, en la página de inicio de Google Workspace, haz clic en Usuarios > (Nombre de usuario) > Información de usuario.

Por ejemplo, puede que desees utilizar el valor "RRHH" situado debajo del campo Departamento (elige tu campo libremente) como elemento discriminatorio para añadir nuevos miembros como administradores (imagen siguiente).

Ahora bastará con introducir el mismo valor («RRHH») en el campo correspondiente de la página Mapear las entidades de Nibol.

Para ello, selecciona el campo «Departamento» en el menú desplegable e introduce el valor «Recursos Humanos» en el campo de abajo (imagen siguiente).

Sincronizar tu directory

A partir de ahora, tu directory de Nibol estará integrado con el de Google Workspace.

Esto significa que cuando se añada un nuevo miembro a Google Workspace, se añadirá automáticamente a Nibol. La sincronización con Google tarda unos 15/20 minutos.

No tendrás que preocuparte por notificar al nuevo miembro sobre su incorporación. ¡Nos encargaremos de enviar un correo electrónico de bienvenida a tu empleado!

Si quieres forzar una nueva sincronización con tu directory de Google Workspace, utiliza el botón Sincronización de business.nibol.co

Atención: cuando necesitas borrar el usuario administrador en Google y en Nibol, es muy importante que, antes de realizar esta acción, nos escribas a nuestra dirección: support@nibol.com

¿Qué ocurre cuando se elimina un usuario del Active Directory?

En caso de eliminación manual por parte de un administrador o de error de sincronización con Active Directory, los usuarios implicados no perderán inmediatamente todas las reservas realizadas en el futuro. De hecho, éstas se guardarán durante 24 horas, tiempo suficiente para restablecer una sincronización fallida, por ejemplo.

Además, las asignaciones exclusivas de entidades reservables también permanecerán guardadas durante este tiempo.

En caso de que la eliminación del usuario haya sido intencionada, ten en cuenta que siempre puedes eliminar cualquier reserva futura como administrador. Puedes consultar la guía al respecto aquí.