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Conectar las salas de reuniones del calendario de Google y Outlook a Nibol

Descubre cómo sincronizar los calendarios de tus salas de reuniones en Nibol

Marta Battista
Escrito por Marta BattistaÚltima actualización hace 7 meses

Esta funcionalidad permitirá a su organización reservar salas de reuniones y ver los eventos asociados a ellas tanto en los calendarios de Google o Outlook como en el calendario de la aplicación Nibol.

Esto se debe a una sincronización bidireccional de los calendarios.

En primer lugar, para instalar la integración, debes tener permisos de administrador en Google o Microsoft

Ahora veamos cómo activar la integración con respecto a los casos de uso:

1.Organización sin salas de reuniones ya asignadas a Nibol

Primero, inicia sesión en business.nibol.co > Integraciones > Google Workspace o Microsoft 365 rooms > Instalar > Continuar

En este punto, se te redirigirá a la página de Google o Microsoft para completar la operación > selecciona la cuenta con la que integrarse > solicitar permisos > permitir

¡Ahora la integración se ha autorizado pero aún no se ha activado!

Se te redirigirá a business.nibol.co y, para completar la instalación, haz clic en > complete setup o configurar la instalación > finalmente, haz clic en > completar la configuración. ¡Listo!

Ahora verás la lista de salas de reuniones integradas en Nibol (son las mismas que las del calendario de Google o Outlook).

Ahora que la integración está activa, puedes dibujar las distintas salas de reuniones integradas en tu mapa en Nibol, veamos cómo a continuación.

Cómo mapear tus salas de reuniones en Nibol

Ve a Integraciones > configurar > mapear tus salas (o map your room) > elige el mapa (arriba a la izquierda) > dibuja las salas.

Una vez hecho esto, selecciona la sala integrada en la ventana que se abre a la derecha (ver captura de pantalla), algo fundamental para que los empleados puedan reservarla en Nibol.

Solo al mapearlas estarán disponibles.

El nombre y la capacidad de las salas se importan de Google o Outlook, mientras que en Nibol puedes añadir los servicios adjuntos y guardarlos.

2. Organización con salas de reuniones mapeadas en Nibol

Este es el caso de una organización que ya ha diseñado salas de reuniones en el mapa de Nibol y debe integrarlas con las presentes en su calendario de Google o Outlook para tener una visión completa

de ambas aplicaciones.

Procedemos con la integración de la misma forma, por lo tanto: inicia sesión en business.nibol.co > Integraciones > Google Workspace Sale o Microsoft 365 > Instalar > Continuar.

En este punto, se le redirige a la página de Google o Microsoft para completar la operación > elige la cuenta con la que deseas realizar la integración > solicitar permisos > permitir

¡Ahora la integración se ha autorizado pero aún no se ha activado!

Serás redirigido a business.nibol.co y, para completar la instalación, haz clic en > complete setup o configurar la instalación > finalmente, haz clic en > complete setup.

¡Listo!

Ahora procede asociando las salas de reuniones. Elige para cada sala de reuniones importada qué sala Nibol debe estar asociada. La lista tiene un menú desplegable para poder elegir (ver la captura de pantalla).

De esta forma, todos los eventos futuros y los ajustes relacionados presentes en Google o Microsoft se conectarán a todos los eventos asociados a las salas de reuniones de Nibol. Por último, haz clic en Siguiente > y completa la configuración (solo te llevará unos minutos).

Si tu organización ya ha mapeado las salas de reuniones dentro de sus espacios en Nibol, es muy importante que éstas estén asociadas a las salas en tu calendario de Google o Outlook para evitar que queden inactivas y por lo tanto no se puedan reservar.

Cómo asociar las salas tras la integración

Prólogo: la integración de las salas en Google o Microsoft puede realizarse correctamente aunque no se proceda a la asociación de las salas en Nibol. Por lo tanto, puede suceder que decidas asociar solo algunas de las salas presentes en Google o Outlook.

¿Cómo conectar las salas después?

¡Ve al mapa, dibuja la sala o haz clic directamente en la sala y asóciala! En el menú desplegable, aparecerá la lista completa de salas de tu Google o Microsoft.

Cancelación de una reunión en la aplicación Nibol

La cancelación de un evento en Nibol es solo un privilegio del organizador. En ese caso, aparecerá cancelado en el calendario de la aplicación Nibol y desaparecerá en los calendarios de Google o Microsoft. Nibol notificará por correo electrónico a todos los usuarios de Nibol que participen en las reuniones canceladas (una vez configuradas las notificaciones del usuario).

En caso de que se haya fijado un check-in y éste se haya perdido, verá el estado en lost.

Configurar el check-in para que tus empleados puedan confirmar las reservas de las salas

Como verás, en la sección de integraciones, tienes la opción de activar el check-in. Esta función te permite decidir si tus empleados deben hacer el check-in para hacer sus reservas y qué ocurre en caso de no confirmarlo:

  • Pierden la reserva y la sala vuelve a estar disponible para otros

  • El empleado no pierde la reserva.

Por último, en Generales, puedes desinstalar la integración si decides cambiarla o no tener ninguna..

Atención: la desinstalación provocará la pérdida de la configuración, mientras que las salas presentes en los mapas se guardarán.

Es bueno saberlo:

  • Solo recibirás confirmaciones de reserva por correo electrónico de Google o Outlook y solo si el usuario la ha configurado.

  • No existen contraindicaciones si la organización tiene otras integraciones activas o no (por ejemplo, una integración con Active Directory).

  • Los eventos que se hayan creado en el pasado en comparación con el momento de la integración no se mostrarán en Nibol. Sin embargo, todos los futuros estarán presentes correctamente (aunque solo sea con un minuto de adelanto).

  • Por último, si has descargado nuestra aplicación Nibol Room para tablet, ¡puedes hacer visibles los eventos programados en los calendarios (Google y Outlook) y en Nibol!

  • Para aquellos que eligen la integración con las salas de Microsoft 365 y deciden crear nuevas salas de reuniones con el tiempo, es bueno saber que Microsoft tarda hasta 60 horas en mostrar las nuevas salas creadas.

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